Context Driven Testverbetering Verbetervoorstellen

De informatie die het onderzoek oplevert, wordt geanalyseerd en verwerkt in rapportage. In de praktijk verloopt dit iteratief: tijdens het onderzoek ontstaan ideeën voor nader onderzoek en intussen wordt de rapportage completer en verfijnder.

• Mindmaps zijn flexibele hulpmiddelen voor de informatieverwerking voor, tijdens en na onderzoek.
• Wanneer modellen worden gebruikt, zijn excel sheets geschikt voor het tonen van resultaten van onderzochte controlepunten.
• Terugkoppeling naar betrokkenen gaat het best in presentatievorm met bondige tekst en plaatjes.

Verbetervoorstellen:

• nemen de onderzoeksresultaten als startpunt;
• richten zich op de doelstellingen van het CDTV initiatief;
• passen in de context;
• focussen op het wat en niet op het hoe
• beschrijven acties die meteen effect hebben;
• bevatten maatregelen die een groot effect hebben, maar wel meer tijd kosten om de realiseren;
• zetten een stip op de horizon, die een organisatie helpt om in een bepaalde richting te verbeteren.

De verbetervoorstellen vormen de basis voor de CDTV-implementatie.

Heuristiek | rapportage

Vormen en onderdelen van rapportage

• Een presentatiedocument om te gebruiken in workshops met betrokkenen om de onderzoeksresultaten en voorstellen voor verbetering te bespreken.
• Een tekstdocument met nadere toelichting ter ondersteuning van het presentatiedocument. Vaak als geheugensteun om enige tijd na de workshops de essenties niet te vergeten.
• Indien een model is gebruikt: oké/niet-oké/? ingevuld bij de controlepunten.
• Notities en ander onderzoeksmateriaal.

Beschrijft de huidige situatie
Een heldere uiteenzetting van de huidige situatie moet in elk geval duidelijk maken:

• waar voor de organisatie mogelijkheden voor verbetering zich bevinden (om aan de doelstelling te voldoen)
• waar de kracht zit van de organisatie (positieve punten), vaak een belangrijke basis voor uit te voeren verbeteringen

Voorstellen voor verbetering
Dit zijn de aanbevelingen van de onderzoeker naar aanleiding van de doelstellingen en op basis de uitkomsten van het onderzoek. Aanbevelingen zijn vaak heuristieken: mogelijke oplossingen voor de problemen of vraagstukken in de organisatie. Heuristieken zijn oplossingen die in vergelijkbare context hun nut hebben bewezen. Dit worden door sommige mensen ook ‘best practices’ genoemd, maar iets is zelden ‘best’ in alle situaties. Indien een model wordt gebruikt, dan geven de controlepunten ook heuristieken voor  verbetervoorstellen.

Workshops
Voor het delen van de onderzoeksuitkomsten is een workshop geschikt. De onderzoeker presenteert de uitkomsten en vraagt het publiek om erover te debatteren. Zo wordt duidelijk of het publiek de essentie begrijpt en meegaat met een eventueel voorgestelde oplossingsrichting, of zelf ideeën heeft. De presentator kan de mate van ‘publieksparticipatie’ variëren.

Doelgroep-workshops
Het organiseren van verschillende workshops voor verschillende doelgroepen, kan tot meer effect leiden. Voorbeelden van doelgroepen:

• Met de opdrachtgever van het CDTV-initiatief, vak senior management
• Met alle mensen die betrokken waren bij het onderzoek
• Met de mensen die logischerwijs betrokken zijn bij de implementatie van aanbevelingen

SWOT
Een rapport in balans bevat de volgende elementen:

• Weaknesses: onderzoek is vaak gericht op het vinden van problemen of de oorzaken ervan.
• Strengths: het is van belang om ‘slecht nieuws’ in balans te brengen met ‘goed nieuws’; iedere organisatie heeft zaken waarin het sterk is.
• Opportunities: dit zijn de verbetermogelijkheden die uit het onderzoek tevoorschijn komen.
• Threads: als die tijdens het onderzoek zijn ‘opgedoken’ dan is het goed om die de organisatie mee te geven.

Het is niet per se nodig om de inhoudsopgave van een rapport of de agenda van een workshop presentatie zo te organiseren, maar het is wel goed om de totale rapportage-inhoud te evalueren op de vier SWOT gezichtspunten.

Positieve punten
Het benoemen van positieve punten motiveert mensen en geeft context voor gevonden punten voor verbetering.

Silver bullets
Deel de aanbevelingen als volgt in:

• De quick wins, of silver bullets zijn verbetervoorstellen die weinig kosten, waar meteen mee gestart kan worden en die snel resultaat hebben; hopelijk zijn die er…
• De verbetervoorstellen die de nodige inspanning en doorlooptijd kosten voordat een positief effect optreedt, maar wel haalbaar zijn
• Verbeteringen voor de lange termijn geven hoeven niet concreet te worden uitgewerkt, omdat de wereld verandert en het maar de vraag is of deze verbetervoorstellen over een lange tijd nog valide zijn.
• Stip op de horizon; geeft richting aan de verbeteringen en werkt als inspiratiebron voor betrokkenen.

Enablers
Sommige verbetervoorstellen zijn afhankelijk van zaken die buiten de grenzen van het CDTV-initiatief liggen. Doe zaken noemen we ‘enablers’.

Compacte documentatie
Een goede presentatie heeft meer waarde dan uitgebreide documentatie in tekstvorm. Een compacte toelichting helpt de organisatie bij het onthouden van de uitleg en toelichting bij de presentatie.

Plaatjes
Gebruik plaatjes in rapportage: die zeggen, zoals bekend, meer dan 1000 woorden…

Review door belanghebbenden
Laat de uitkomsten uit het onderzoek reviewen door de belangrijkste betrokkenen, vooraf aan algemene publicatie van de rapportage. Het is belangrijk om te weten hoe de resultaten vallen. Met die kennis kunnen workshops beter worden voorbereid, de rapportage worden verbeterd en zo wordt de kans op een geslaagde opvolging vergroot.

Terug naar Context Driven Testverbetering.